Bài thơ dài: tháng 8 2014

Dạo này lại bắt đầu "sa đọa" trong cái chểnh mảng waste time khi cà kê dê ngỗng đủ kiểu. Bắt đầu tự nhắc mình về cái điểm yếu nhất của bản thân, Quản lý thời gian. Tính tới giờ là đã học 2 khóa time management (TM) rồi mà tới 'đợt' vẫn gặp phải vấn đề. Quản lý thời gian hay nói đúng ra là phương thức quản lý thời gian lãng phí và tập trung và những nhiệm vụ/mục tiêu có ý nghĩa quan trọng nhất, quyết định nhất đến kết quả chính là điểm mấu chốt.

Trong công việc, học tập hay ngay cả cuộc sống, có thể ta hay bị thôi thúc hay đôi khi thành tên nô lệ của những công tác khẩn cấp. Ta thấy đâu đâu cũng là việc khẩn phải làm ngay. Nào là phải vừa ăn vừa làm. Bận rộn đến nỗi không có thời gian để trao đổi công việc với đồng nghiệp, và đôi khi thấy chỉ làm việc hiệu quả khi có cảm giác bận rộn. Cuối cùng sau một ngày làm việc mệt mỏi , đừ muốn chết nhìn lại , ta vẫn cảm thấy mình chưa làm được những công việc thật sự quan trọng, ảnh hưởng tới performance và kết quả/ productivity gì cả. Đó có thể là dấu hiệu đầu tiên khi ta gặp vấn đề về TM hay dấu hiệu về nghiện sự khẩn cấp (urgency addiction). Sự khẩn cấp cũng có hữu hiệu tạm thời, tuy nhiên cũng là một thói quen hủy diệt, vì chúng ta phải thỏa mãn nó. Và khi nó trở thành nhân tố chi phối thì đó thật sự là vấn đề. Để biết đâu thật sự là điều quan trọng cần làm ta phân chia công việc thành bốn dạng

1. Khẩn cấp , và quan trọng
2. Không khẩn cấp nhưng quan trọng
3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng
4. Không khẩn cấp, cũng không quan trọng.

Qua sàn lọc và kinh nghiệm cho thấy công việc số 2 chiếm tới 60-80 % ý nghĩa cho thành công /performance/ kết quả mà ta sẽ đạt được. Như vậy khi tập trung sức lực, tâm trí, và năng lượng cho số 2, sẽ giúp ta đạt được kết quả tốt hơn nhiều so bình thường. Điều này không có nghĩa là ta từ bỏ những công việc khác mà là cố gắng hoàn thành những công việc này, những công việc còn lại sẽ dễ dàng hoàn thành hơn rất nhiều.

Để tập trung chính xác vào những việc thật sự quan trọng thì phải xác định cho được những mục tiêu cốt lõi trong dài, trung và ngắn hạn. Các mục tiêu này phải là điểm giao thoa giữa 'cái nhìn cận cảnh': những công việc daily, hoạt động thường xuyên, khẩn cấp và "gốc nhìn dài hạn": mục tiêu dài hạn, nhu cầu cơ bản, cái nhìn toàn cảnh, giá trị cốt lõi,... Sau khi xác định mục tiêu thì phải lên kế hoạch hành động cụ thể cho từng tháng, tuần.

LOẠI BỎ NHỮNG NHÂN TỐ LÃNG PHÍ.

MEETING:

Khi là người tổ chức:
Chắc là bạn cần cuộc họp đó.
Chuẩn bị nội dung nghị trình.
Bắt đầu đúng giờ.
Mời đúng người
Bỏ qua những ai không thể tham dự lâu.
Tập trung vào agenda.
Tránh bị gián đoạn
Clear decision
Kết thúc đúng giờ .

Khi là người tham gia:
Chỉ tham gia phần mình thấy phù hợp, phải nói trược với người tổ chức
Quyết định mọi việc trước khi tham gia họp.
Gửi văn bản với việc xem trước và quyết định.
Đề nghị đúng giờ
Bắt đầu cuộc họp khi người chủ trì bị trễ.

EMAIL:

Clean thư mỗi ngày.
Chỉ đọc nội dung 1 lần duy nhất : Read, reply , Next for most of the email.
Do it now, Determine when, Delegate itt , Delete it.
Turn the notify off.

SỰ GIÁN ĐOẠN:

Khi có ai đó đến gặp bạn:

Chỉ tiếp họ trong 1 thời gian nhất định.
Đề nghị người đó gặp 1 ai khác để giải quyết công việc.
Khi ai đó đến nói chuyện, hãy đứng dậy.
Gửi thông điệp rõ ràng bằng cách dán ghi chú ở nơi làm việc.
Offer họ 1 cuộc gặp ở chỗ làm việc của họ sau.

ĐIỆN THOẠI:

Khi nhận cuộc gọi:

Giữ câu trả lời ngắn và tập trung vào vấn đề, kết thúc câu chuyện lịch sự sau khi đạt được mục đích.
Xem trước ai đang gọi mình.
Để voice mail, khi bận việc.

Khi gọi ra:

Trân trọng thời gian quý báu của người khác.
Gọi cho nhiều người ( tele conference).
Lên danh sách những điều cần trao đổi, xác định trc rồi mới gọi.
Sắp xếp thời gian cụ thể để gọi..
Nghe, tóm tắc, và ghi chép.

VẤN ĐỀ SYSTEM:

Đừng đợi , hãy làm 1 điều gì đó để khắc phục.
Thay đổi lịch trình công việc.
Sử dụng thời gian để làm những việc "không gấp, nhưng quan trọng"
Chia sẻ thông tin

Bài thơ dài

Thứ Tư, 27 tháng 8, 2014

Quản lý thời gian

Thứ Sáu, 15 tháng 8, 2014

Trắc Nhiệm Tính Cách MBTI

Thứ Tư, 13 tháng 8, 2014

READING IMPROVEMENT

Thứ Năm, 7 tháng 8, 2014

Tự học IELTS